Os Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais do interior do Estado de São Paulo são autorizados  a autenticarem instrumentos de escrituração mercantil  das pessoas jurídicas cujos atos constitutivos estejam arquivados na Junta Comercial do Estado .   Esta autenticação consiste na certificação pelo Oficial ou preposto autorizado de que os termos de abertura e encerramento de tais livros estão regularmente lavrados. As normas  a serem obedecidas para a prestação deste serviço são as fixadas  pelo Departamento Nacional do Registro do Comércio (DNRC) e, complementarmente, pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado.

Pode ser feita a autenticação de quaisquer livros de  que os empresários e sociedade empresárias fizerem uso. Livros, conjuntos de fichas ou folhas contínuas podem ser autenticados antes ou depois de escriturados e as fichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador e livros digitais, após a escrituração.

Formas pelas quais  empresários e sociedades empresária podem escriturar os seus livros:

a

Livros em papel

b

Conjunto de fichas avulsas

c

Conjunto de fichas ou folhas contínuas

d

Livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador

e

Livros digitais

Elementos que o termo de abertura precisa conter para ser autenticado:

a

Nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença instrumento de escrituração e CNPJ 

b

Número de identificação do Registro de Empresas-NIRE (Registro na JUCESP)

c

Data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em  empresária pela JUCESP

d

Município da sede ou da filial quando o livro se referir a filial.

e

Finalidade a que se destina o instrumento de escrituração

f

Número de ordem do instrumento de escrituração

g

Número de folhas quando numeradas apenas no anverso; páginas, se numeradas no anverso e verso; fotogramas, se microfichas e registros, se livro digital.

h

Assinatura do empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador.

i

Assinatura de contabilista legalmente habilitado e número de sua inscrição no CRC.

j

Nomes completos tanto do empresário quanto do contabilista e suas respectivas funções.

k

Quando assinado por procurador, a  procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada e anotada nos registro de autenticação de livros.

l

A numeração das folhas ou páginas de cada um dos livros deverá ter ordem seqüencial única.

m

Quando adotada escrituração resumida do Diário com totais que não ultrapassem 30 dias relativos a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, serão utilizados livros auxiliares  que devem ser  autenticados, escriturados pelo mesmo meio do Livro Diário com escrituração resumida e apresentados no ato da autenticação.

n

Para autenticação deverá ser observada a seqüência do número de ordem do instrumento, independendo a autenticação da apresentação física do livro anteriormente autenticado.

o

O livro não pode ser dividido em volumes

Termo de encerramento:

a

Nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração

b

Fim a que se destinou o instrumento escriturado

c

Período a que se refere a escrituração

d

Quantia de folhas, se numeradas apenas no anverso; páginas, se numeradas no anverso e verso; fotogramas, se microfichas e registros, se livro digital.

e

No caso de livro em papel, do termo de encerramento do livro Diário com escrituração resumida deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números seqüenciais, devendo, cada livro auxiliar, conter no respectivo termo de encerramento o número do livro diário com a escrituração resumida que estejam associados

f

Assinatura do empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador.

g

Assinatura por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no CRC e, nas localidades onde não tiver contabilista habilitado, só constará a assinatura do empresário, administrador da sociedade empresária ou

h

Nomes completos tanto do empresário quanto do contabilista e suas respectivas funções.

Extravio, deterioração ou destruição de instrumento de escrituração:

Deve ser providenciado pelo empresário ou sociedade empresária a publicação,  em jornal de grande circulação do local de seus estabelecimento, de aviso do fato e feita minuciosa informação à JUCESP entro de 48 horas. Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído , devendo o termo AUTENTICADOR RESSALVAR A   A OCORRÊNCIA COMUNICADA. A autenticação de novo instrumento de escrituração só será feita após o cumprimento das formalidades.

Erro na escrituração do livro:

 A autenticação dos livros não responsabiliza a Junta Comercial ou agentes delegados pelos fatos e atos neles escriturados.